French-Audit de nuit .ng

📆 Revision Date: 18 Mar 2025

Objectif : Ces étapes aideront l'utilisateur à comprendre comment effectuer un audit de nuit dans HotelKey et à identifier les étapes nécessitant une intervention supplémentaire. Veuillez noter que les étapes d'audit de nuit peuvent varier selon l'établissement et la configuration. Pour toute question spécifique, veuillez contacter votre interlocuteur HotelKey ; vous trouverez ci-dessous un guide général.

Remarque : l’audit de nuit ne peut pas être effectué si l’une des erreurs suivantes est présente :

• Départs en attente avec ou sans solde - TOUS LES FOLIOS DOIVENT ÊTRE À ZÉRO

• Arrivées en attente pouvant être enregistrées ou signalées comme « non-présentation »

• Soldes non concordants sur les réservations

• Problème de non-location en cours de maintenance (OOO), dû aujourd'hui

• Comptes portes ouvertes

• Paiements autorisés lors des départs

• Message « Impossible d'exécuter l'audit de nuit, car la date d'ouverture est la même que la date de l'appareil »

Liste de contrôle avant la clôture

Il est recommandé d'effectuer les étapes ci-dessous chaque nuit avant d'exécuter l'audit de nuit.

1. Examinez les arrivées en attente et marquez les invités comme non-présents

   1. Réservation > Actions > Non-présentation > Oui

2. Assurez-vous que tous les départs en attente sont vérifiés

   1. Vue des départs > trier par En attente > Paiement

3. Assurez-vous qu'il n'y a pas de solde de folio fermé (positif ou négatif)

   1. Vue des départs > Rechercher des soldes (positifs ou négatifs)

      1. Si le résultat est positif, le paiement doit être encaissé

      2. En cas de solde négatif, vérifiez la réservation et déterminez si un remboursement est nécessaire pour le montant

4. Assurez-vous que tous les invités supplémentaires sur la réservation ont été marqués comme étant sur place

   1. Sur place > Rechercher des réservations avec plusieurs invités > Onglet Séjour > Invités supplémentaires > Informations sur le séjour > Marquer le statut de l'invité comme étant sur place

5. Examinez les salles actuellement hors service (« en panne ») et remettez-les en service ou modifiez la date de fin du problème de maintenance *

   1. Maintenance > Rechercher les problèmes qui sont « à venir aujourd'hui » > soit marquer le problème comme résolu, soit modifier la date de fin

6. Fermez tous les comptes de journées portes ouvertes

   1. S'il s'agit d'un compte temporaire et que la date de clôture est celle du jour, l'abonnement NA sera interrompu. L'utilisateur doit modifier la date de clôture/fin à une date ultérieure ou choisir un compte permanent.

Remarque : le fait de marquer la chambre comme étant de nouveau en commande indiquera à GRS que la chambre est de nouveau en stock pour être vendue.

Les soldes en attente sur les réservations quittées peuvent empêcher la poursuite de l'audit de nuit* (selon la configuration de l'établissement). Pour lever ce blocage, le folio doit être soldé. Voir les étapes supplémentaires ci-dessous :

Lorsque l'audit de nuit est exécuté, toutes les réservations restantes sous les arrivées sont automatiquement classées comme « non-présentation » ou « annulées » par le processus système suivant :`q

• le système essaie de collecter un paiement d'une nuit pour les réservations dans les Arrivées et une fois que la carte enregistrée est débitée, la réservation passe au statut « non-présentation »

• si le paiement échoue, la réservation passe au statut « annulée » lors de l'audit de nuit